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| Gestione Clienti / Fornitori
Il programma è suddiviso in due unità logiche, Gestione Bambini/Pagamento Mensile con canone mensile e gestione Baby Parking con gestione orario; è possibile utilizzare entrambi le gestioni o solo parzialmente una di esse
La gestione Bambini/Pagamento Mensile è tanto semplice da utilizzare quanto completa è funzionale. Nel primo pannello denominato "Anagrafica" sono raggruppate i dati anagrafici del cliente, mentre il pannello "Incassi-Pagamenti" ci sono le informazioni relativi all’importo del canone mensile, un eventuale posizionamento data ed alle registrazioni delle movimentazione economiche (incassi o pagamenti) effettuate dal cliente o fornitore in questione.
Anche se non si gestiscono Custodie con canone mensile, questo archivio viene comunque utilizzato come registro anagrafico della gestione Baby Parking ad ore, in modo da non dover reinserire i dati di bambini che sono già stati registrati una volta.
Alcune caratteristiche particolari del programma
la gestione Clienti / Fornitori permette di effettuare ricerche ,anche in combinazione, per qualunque campo, in oltre ci sono diverse tipi di stampe da cui trarre informazioni importanti:
a) la stampa parametrica nella quale vi sono solo le informazioni che vi interessano del cliente (con selezione dei campi da stampare)
b) La stampa della scheda Cliente / Fornitore
c) La stampa etichetta per lettere (auguri, solleciti, etc.)
d) La stampa dei clienti che sono in ritardo nei pagamenti
e) la stampa dei clienti con compleanni in scadenza.
Il programma evidenzia automaticamente (in rosso) se il canone del cliente è scaduto o meno, ed evidenzia i giorni mancanti per il compleanno del bimbo in modo da poter inviare offerte in tempo utile
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| Tabella fasce di pagamento
Il programma può gestire un numero illimitato di fasce di pagamento per la gestione dei Baby Parking ad ore
Le fasce di pagamento non sono legate ad una logica particolare, infatti queste posso essere diversificate per eventi particolari, sale, o servizi diversi, per tipologia di giornata (feriale, festivo, extra festivo, etc.) o per qualunque altra categoria di pagamento.
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Codice
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Codice alfanumerico
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Descrizione
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Descrizione della fascia di pagamento
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Minuti Prima Frazione
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Il numero di minuti per il calcolo della durata della prima frazione (1 ora = 60, 1 ora e 1/2 = 90, 2 ore = 120 )
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Importo prima Frazione
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Importo da applicare per il pagamento della prima frazione
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Minuti Frazione Successiva
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Il numero di minuti per il calcolo della durata delle frazioni successive alla prima
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Importo Frazione Successiva
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Importo da applicare per il pagamento della frazione successive alla prima
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| Gestione Bambini/Parcheggio Mensile
La gestione permette con pochi click o pressioni di tasti , di registrare velocemente le entrate e le uscite dei bimbi. L’interfaccia grafica è stata studiata attentamente per permettere anche a chi non è esperto di computer di lavorare in maniera veloce e senza errori.
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Prima di iniziare
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prima di utilizzare questa gestione, si consiglia di adeguare le impostazioni del programma alle proprie esigenze. (Vedere Impostazioni)
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Registrazione di una Entrata di un Bambino
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Premere sul tasto Entrata o sul tasto Funzione F5
Il programma si predispone per un nuova registrazione.
Inserire:
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Il nome (del bimbo)
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(obbligatorio solo se impostato)
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la Fascia
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( Il programma propone automaticamente la fascia usuale)
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eventuali annotazioni
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note varie ad es. dati del genitore (visibili sulla stampa entrate / uscite)
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alla fine cliccare sul tasto Entrata o premere invio
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se è stato configurato nelle impostazioni, il programma, stampa la ricevuta che dovrebbe essere consegnata al cliente
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Registrazione dell’uscita del bambino
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La registrazione dell'uscita del bimbo è altrettanto semplice.
Inserire nella casella “nome” ( in alto a sinistra della finestra) il nome del bambino o parte di esso, cliccare sul pulsante Ricerca o premere il tasto funzione F1.
Se la registrazione viene trovata il programma si predispone per l'uscita, quindi cliccare sul tasto Uscita o premere invio.
è possibile effettuare la ricerca anche per Progressivo.
N.b.
La ricerca è effettuata per il giorno impostato come filtro. Se si desidera visualizzare i dati di più giorni, basta eliminare la data inserita.
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Modifica ed annulla
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La funzione di modifica e di annullamento è possibile solo se l'operatore è l'amministratore oppure se è stato autorizzato (Vedere Impostazioni) .
N.b. L'annullamento non effettua la cancellazione fisica dell'informazione, ma solo una eliminazione logica. In questo modo l'amministratore può effettuare un maggiore controllo sul lavoro eseguito dagli operatori
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Contabilizza
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Questa funzione riporta automaticamente l'incassato di tutte le uscite dei bimbi nella gestione Cassa, aggiungendo un nuovo rigo con descrizione "Incasso da custodia"
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| Stampa Entrate / Uscite Cassa
è possibile effettuare la stampa (sia in anteprima a video che su stampante) delle registrazioni di entrate / uscite (incasso o pagamento) della cassa, applicando i filtri da data movimento a data movimento, solo entrate / solo uscite / tutto.
Opzionalmente è possibile includere un grafico ad istogrammi; Saldo giornaliero
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| Stampa Estratto Conto
è possibile effettuare la stampa (sia in anteprima a video che su stampante) delle registrazioni di entrata / uscita (incasso o pagamento) relative ad un cliente o fornitore, applicando i filtri da data movimento a data movimento, solo entrate / solo uscite / tutto.
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| Stampa Entrate / Uscite Bimbi
E' possibile effettuare la stampa (sia in anteprima a video che su stampante) delle registrazioni di entrata / uscita dei bambini, applicando i filtri da data movimento a data movimento, nome(anche parziale) ed entrate-uscite / solo entrate / tutto.
Opzionalmente è possibile includere 2 grafici ad istogrammi; Ore permanenza per giorni ed Entrate Per Fasce Orarie
Tabella Cassa
Il programma può gestire un numero illimitato di registrazioni di cassa.
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Data
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Data della registrazione
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Descrizione
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Descrizione della registrazione
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Entrata
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Importo dell'uscita
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Uscita
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Importo dell'entrata
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| Stampa Cassa
è possibile effettuare la stampa (sia in anteprima a video che su stampante) delle registrazioni di cassa applicando i filtri da data registrazione a data registrazione, solo uscite / solo entrate / tutto.
La stampa include anche il saldo iniziale (Vedere Impostazioni) ed il saldo precedente al periodo selezionato, mostrando i totali parziali per mese ed i totali generali. Opzionalmente è possibile includere un grafico ad istogrammi che mostra il saldo giornaliero per ogni mese.
Impostazioni Generali
La gestione impostazione è riservata solo all'amministratore di sistema.
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Azienda
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In questa sezione è possibile gestire i dati della propria azienda, come ragione sociale, tipo attività, indirizzo etc.
Queste informazioni sono utilizzate nella stampa dei documenti.
In particolare logo Stampa e sfondo Stampa, sono le immagini che opzinalmente possono essere utilizzate per caratterizzare graficamente i report utilizzando dei semplici fogli di carta bianca, rendendo inutile l'utilizzo dei fogli prefincati con un notevole risparmio economico
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Database
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Questo programma è concepito per l'utilizzo in multiutenza senza limiti di numero accessi.
Per utilizzare il programma in rete è necessario seguire i seguenti passi:
1) sulla macchina destinata a custodire i dati, condividere in lettura / scrittura la cartella dove risiede il file database "basedati.mdb". Dopo aver installato il programma su questo computer, la cartella dovrebbe risiedere in "C:ProgrammiBabyParking".
1) sulle macchina destinate all'utilizzo del programma, digitare nella voce "Database centrale" in Impostazioni / Impostazioni Generali (pannello Database), il percorso del file "basedati.mdb" residente sulla macchina server. Ad esempio "ServerBabyParkingbasedati.mdb".
N.B. è importate inserire "" prima del nome della macchina.
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Data Ora
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Impostazione della Data e dell'orario
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Progressivi
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Anno esercizio
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Anno corrente d'esercizio
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Ultimo progressivo
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Progressivo utilizzato nella gestione Baby Parking
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Saldo iniziale Entrata
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Saldo Cassa inizio Anno
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Saldo iniziale Uscita
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Altre Impostazioni
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Nome obbligatorio
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Determina se il nome è obbligatoria nella gestione Baby Parking
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Operatore può annullare
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Determina se l'operatore semplice (non amministratore) è abilitato ad annullare le registrazioni nella gestione Baby Parking
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Operatore può modificare
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Determina se l'operatore semplice (non amministratore) è abilitato a modificare le registrazioni nella gestione Baby Parking
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Operatore può contabilizzare
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Determina se l'operatore semplice (non amministratore) è abilitato ad eseguire la funzione contabilizza nella gestione Baby Parking
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Default fascia di pagamento
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Il codice della fascia di pagamento proposta in automatico nella gestione Baby Parking
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Stampa entrata
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Attiva la stampa della ricevuta all'entrata del bimbo nella gestione Baby Parking
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Stampa uscita
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Attiva la stampa della ricevuta all'uscita del bimbo nella gestione Baby Parking
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Esecuzione avvio
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Esecuzione automatica del programma all'avvio del computer
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| Gestione Utenti
Il programma gestisce due livelli di autorizzazione di base, livello amministratore e livello utente semplice.
L'amministratore ha il controllo completo del sistema, ed inoltre è l'unico utente abilitato alla generazione / gestione degl'altri utenti.
Gli utenti semplici possono avere autorizzazione diverse fra loro; infatti l'amministratore può determinare se ogni uno di essi è abilitato all'utilizzo o meno di parti del programma. Ad esempio un operatore può essere abilitato alla gestione del parcheggio ma non alla gestione della cassa e delle stampe di riepilogo.
Chiusura Esercizio
La chiusura è una funzione che normalmente viene eseguita alla fine di ogni esercizio per azzerare gli archivi.
Il programma effettua le seguenti operazioni:
- il calcolo del saldo inizio esercizio, sommando gli importi correnti con i totali degli incassi / pagamenti cassa dell'anno in corso
- elimina tutte le registrazioni di cassa
- elimina tutte le registrazione di entrate / uscite bambini contabilizzate o annullate
N.b. prima di eseguire questa operazione, si consiglia di effettuare la copia di Backup del database.
Backup / Ripristino Database
La copia periodica dei dati è una funzione tanto importante quanto trascurata dagli utenti. Effettuare periodicamente la copia di Backup preserva da possibili danni causati da un errato utilizzo del programma o da problemi di natura Hardware o software.
Il programma gestisce la funzione di backup e di ripristino con un'interfaccia molto semplice ed intuitiva. Solo con un semplice Click si avvia la funzione di backup che genera una copia (anche compressa) del file "basedati.mdb". In oltre è possibile avere traccia delle diverse copie, in quanto il sistema registra la data e l'orario di esecuzione. Il programma può anche effettuare la cancellazione automatica della copia più vecchia, ottimizzando lo spazio occupato sul disco.
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